档案管理系统是什么？功能有哪些？

2025-09-15 16:22:23 来源：档案宝

什么是档案管理系统？

企业日常运营会产生合同、单据、员工资料、项目文档等海量档案，传统纸质档案存储易丢失、查询效率低，电子档案散存于个人设备又存在安全隐患。此时，档案管理系统应运而生——它是专为企业及组织设计的信息化管理平台，通过整合档案全生命周期（收集、整理、存储、利用、销毁）的关键环节，实现档案资源的规范化、安全化、高效化管理，为业务决策与合规审计提供可靠支撑。

一、档案管理系统核心价值：解决传统档案管理痛点

传统档案管理模式（如纸质堆存、本地文件夹存储）常面临"查询耗时、安全无保障、共享困难"等问题，而档案管理系统通过数字化手段，从根本上解决这些痛点，其核心价值具体如下：

核心价值	传统档案管理痛点	档案管理系统解决方案
档案集中化管理	纸质档案存于仓库 / 不同员工电脑，分散且易遗漏	统一存储所有类型档案（电子文档、音视频等），支持按部门 / 类型 / 时间分类
全生命周期追溯	档案修改、借阅无记录	自动记录档案"创建 - 修改 - 借阅 - 归还 - 销毁"全流程操作日志
安全权限管控	纸质档案易被盗取 / 篡改，电子档案易被误删	基于角色的权限分级，敏感档案需审批方可访问，且支持数据加密
高效检索利用	查找纸质档案需逐本翻阅，耗时半小时以上	支持关键词、标签、档案编号等多维度检索，迅速定位目标档案，还可生成统计报表

二、档案管理系统核心功能模块：覆盖档案全流程

优质的档案管理系统需覆盖"从档案产生到销毁"的全生命周期，以下以主流系统"档案宝"为核心，清晰呈现核心功能配置：

功能模块	档案宝
档案收集	档案收集支持多种方式采集档案数据，包括通过接口自动获取、批量导入文档数据、各业务系统数据自动同步等
档案借阅	在线发起借阅申请，支持设置借阅时长 / 权限，到期自动提醒归还，可查看借阅记录
档案检索	支持多种方式对档案进行查询，如通过全文检索、各种条件检索快速查询出所需要的档案文档和数据
安全管理	多级别、多维度的数据权限体系，有力支持数据个人级，部门级，组织级的数据共享及隔离
报表统计	自动生成档案统计报表，支持报表导出与可视化展示
第三方集成	对接企业现有系统（如 OA、CRM、钉钉 / 企业微信），实现档案数据同步

三、档案管理系统实施步骤与注意事项

1. 实施步骤：从规划到落地，稳步推进

明确需求：梳理企业现有档案类型（如人事、合同、项目）、痛点（如"查询慢""安全差"）与目标。
档案梳理：整理现有档案，筛选有效档案（剔除重复 / 过期文件）。
系统搭建：选择档案宝等系统，根据需求配置分类、属性、权限，导入梳理后的档案。
员工培训：组织全员培训，重点讲解"档案上传""查询""借阅"操作。
正式落地与维护：确认无误后正式使用，每季度检查档案完整性与权限合理性。

2. 注意事项：避免踩坑，保障效果

拒绝"一刀切"模板：不要直接使用通用模板，需结合行业特性调整。
重视数据迁移质量：导入档案前需清理重复 / 错误数据，避免"垃圾数据"影响系统使用。
加强权限管控：避免"全员开放所有权限"，需按岗位分级。

结论与建议

无论是中小企业还是大型组织，档案都是核心资产——规范管理档案，不仅能提高办公效率，更能为业务决策提供支撑。选择档案宝等优质档案管理系统，可快速实现档案数字化转型，避免传统管理的痛点。